展示会に出展するときの7つ道具


戸惑わない!展示会出展7つ道具

商売において展示会への出展は営業・ブランドイメージ向上など、様々な分野で効果を発揮する重要な場です。
初めての出展の際など、何を準備すればいいのか戸惑います。

そこで、ここで紹介する7つ道具を準備しておけばすぐにでもきれいな良いブースを作ることができます。

7つ道具_001

1つ目~折り畳み長机~

会議室などによくある、折り畳みの長机を持っていた方がいいでしょう。
これは、会場で借りることもできますが、実に買うのと変わらない値段というインフラ状態になっています。
このくらいのものは事前に準備しておくことで安くいいものを準備できます。

幅広タイプも使い勝手が良い

上記に示した机は、幅が600mmと、通常の会議用長机の1.5倍の幅。
またこの机は、長さが1600mmと、通常の物より400mm長いタイプ。
ちょうどブースの奥にぴったり入るサイズかもしれません。
壁にパネルを貼り、その下に、資料などを並べるのにちょうどいいかもしれません。

通常タイプ

こちらはごく一般的な通常の1200×450mmの長机。
資料を置くだけならこれで十分だ。

机を置くことで、資料をおいたりアンケートを書いてもらったりすることができるようになります。
また、机の下には機材ケースなどをおいておくこともできるので機能的です。

2つ目~白い布~

もちろん、直前に捜してもなかなか見つからないのですが、事前にネットなどで探せばすぐにでも安く手に入ります。
この白い布は何に使うのかというと、1つ目の長机を化粧するために使います。
そうです。机にまとって、きれいな白い箱にしてしまうのです。
これをやるのとやらないので大きく違ってきます。

本来なら、大手携帯メーカーのように、展示会用の机や箱ものを作ればいいのですが、それはお金がかかりますし、それほど毎日のように展示会に出るわけではない。。。
でも、年に何回かは出る。。。
そういう時には長机に白布で化粧です。

なぜ白布なのか?

そうです。別に黒でも赤でも紺でももちろんかまいません。
なぜ白に限定したのかと言いますと、まず間違いなく、白で違和感がある展示会のイメージという展示会は存在しません。
一番無難でコストがかかりません。
もしかしたら宝石などを扱う商売であれば白では宝石が映えないので黒を欲するかもしれません。
そういう特殊事情を除き、一般的には白で問題が生じることはほぼありえません。
よくわからないという方は1枚白布を調達しておくことをお奨めします。

実は布屋さんで買うと高い??

長机を足の部分まで隠すくらいの大きさの白い無地の布を調達しようとすると、実はなかなか見つからなかったりします。
需要があまりないので存在していないことが多いのです。
あるとすると”さらし”用途の細長い布とかになります。
結果、布専門店のようなところで見つけて、買おうとすると結構高かったりします。1万円台はざらです。
これをネットで探すと、実は結構出てきます。しかもお安く。
なぜかと言いますと、オークションなどへ出品する際の写真撮影用として販売されています。
縦も横も1mを超える大型のものも普通に安く販売されています。
そして、これらは写真撮影の背景用の布なのでしわがよりにくい繊維で作られていることも多く、まさにぴったりです。
これなら、長机を足まで化粧することができます。

3つ目~パネル展示用チェーンとフック~

これも重要な部品です。
もちろんこれらは展示会会場で購入したり借りたりもできますが、やはりインフレ状態です。
事前に自前で準備することで次の展示会などにも生かせる貴重なツールです。
そしてこれらも、すぐに調達できるかというとタイミングが悪いと周りのDIYショップなどに売っていなかったりします。
また、白布と同じく需要が少ない部品でもあるので案外と店舗で買うと高価です。

上記のチェーンを3~4本準備しておかれることをお奨めします。

なぜワイヤーではなくチェーンなのか

私は必ずパネル展示はワイヤーではなく、チェーンをお奨めしています。
ほとんどの方は展示会に出展するために、A0~A1サイズのパネルを準備することになると思います。
しかし、そのパネルでは伝わりきらないことがあるので自前で印刷ができるA3サイズなどで写真などを印刷して持っていこうと考えるはずです。
その時、そのA3サイズの写真をどう掲載するのかという話になっていくのですが、ラミネートして、両面テープなどで張るという行為に走る方がいますが、正直あまりきれいとは言えません。
100円ショップに200円ほどでA3の額は売っています。
それに入れて掲示したくなります。
そうすると次はどうやってそれをひっかけるのかという話になっていくのですが、チェーンであれば、このチェーンの途中にS字フックをつけ段々にしながら2枚・3枚を掲示できます。
臨機応変に対応できるのはチェーンです。
なので、チェーンとS字フックは余分に購入しておくことで次の展示会の際などに足りない情報を追加掲載が容易にできることにつながります。

これらも、事前に準備すればかなりお安く調達できますが、2~3日中となると現地で高いものを買うしかなくなるかもしれませんので早めの調達を検討してください。

4つ目~記名受・名刺受~

案外と忘れがちなのは記名受です。
記名受があるのと無いので大違いです。
記名受があれば後で連絡がほしい人で、自分がほかの方のお相手をしているときなどさっと入れていってくれるのです。
展示会終了後追って連絡を差し上げればその場合ほぼ仕事につながることが約束されているのです。
全く入らない時もありますが、無いと0です。あると0以上の可能性があります。

5つ目~パンフレット用ラック~

これも、展示会にでも出ようと思わない限り普通の会社さんには無いかもしれません。
あったとしても、展示会のたびにもっていかれると困るということも多いはずです。
展示会専用で一つ準備するといいと思います。

これが、ブースの手前に置いてあれば、興味がある方はさっと手に取っていきます。
ぜひともご準備ください。

6つ目~照明機材~

もちろん、展示会会場で依頼すれば追加オプションでいくらでも準備できます。
しかし、高額であること、また、基本的に照明を追加すれば自然と電源のアンペアなど上げる必要が出てきて、またブース費用が高くつきます。
できれば充電タイプのLED照明などを準備されると良いでしょう。
また、ブースに据え付けするために、バイス付タイプ(下記画像のような万力で挟み込むタイプ)の照明や、マグネット式のものを準備することで安心して使えます。

上記の照明は960ルーメンという、写真撮影でも使えるくらい明るい照明で、さらには、満充電からの連続運転8時間に対応します。
この照明が3つもあればほかのブースには無い明るさでブースを彩ることができます。

マグネットタイプは鉄板があればどこにでもつきます。

スタンドタイプは床でも机でもどこにでもおけるので小物の照明にぴったりです。

7つ目~お持ち帰り用バッグなど粗品~

7つ目が最重要だと思っています。
お客様が興味を持ち、パンフレットを持ち帰る際にお渡しするバッグです。

これがあるのと無いのとで、集客効果は大きく変わっていきます。
もちろん、業者にプリントを依頼すれば好きな画像や文字を印字できますのでしっかり企業や商品はアピールしましょう。
また、業者にプリントも依頼しつつ、1,000枚単位で発注すればすごくお安く購入できます。
いくつも展示会へ出店するつもりがあるのであれば、1,000~5,000枚単位で発注してもたかが知れている価格です。
ぜひ展示会に御来店いただいた方への感謝の気持ちをバッグで表しましょう。
また同時に粗品を準備しておくことで、足を止めてもらえる確率はぐっと上がります。
足さえ止めてもらえれば、いい商品だとわかってもらえる!という自信作を展示されるのであれば、まずは足を止めてもらうために粗品を準備し並べておきましょう。
あのブースに行けば何かもらえる。。。と釣られていくのですが、結果良い商品に巡り合ったと、成約につながる可能性もぐっと上がります。

ボールペンは定番です。
業者に依頼し、会社名や電話番号など印字しましょう。

付箋紙も定番ですね。
これも、業者に依頼すれば付箋紙1枚1枚に企業名や連絡先を記載してくれます。

まとめ~7つ道具は準備に時間がかかります~

私が示した7つ道具は時間があればいつでもどこでも安く調達できます。
時間がポイントで、明日展示会だ。と、差し迫っているときに今から調達しても間に合わない。。。という可能性の高いものです。
また、この7つ道具は基本的に次回の展示会にも使える使いまわしのきく道具です。7個目の粗品は、配ればなくなりますが、それ以外のものは劣化することもあまりなく、次にも使える道具です。
これらは事前に吟味しいいものを準備することであなたの展示ブースが良く見えるものにつながります。
もちろん、展示する商品やパネルが良くないと意味がありませんが、それらをよく見せるためにはこれらの7つ道具は必携です。

展示会にはそれ以外にも様々な道具が必要ですが、すぐに調達可能なので7つ道具にはしませんでしたが、リストは書いておこうかと思います。

展示会に必要な7つ道具以外の道具

  • 電源タップ
  • パソコン・タブレット
  • Wifi・ネット環境(デザリングでも何でもいい。会場で頼むと異常に高い)
  • 飲食物の提供(紙コップ式のコーヒーなど。会場の物でも可)

これらは、即日でも対応は可能か、もしくは会場の物でもいいが少し高いので準備したほうがお得であるといったようなものです。
次にあると良いものを列挙します。

展示会にあると良い道具

  • プリンタ(その場でお客様に見積もりや提案書・レポートの提出が可能になる)
  • プロジェクタ(パネル展示ではなく、プロジェクタで動的映像を配信することで目立つ)
  • アイロン(白布のしわ伸ばしに)

最後に、これらをまとめて運ぶキャスター付きツールボックスを紹介します。

キャンプ 収納ボックス 車の荷台 便利アイテム RVBOX グレー/ダークグリーン 2点セット

正直なことを言うと、これがあるのと無いので大違いです。
7つ道具は机とカタログラック以外は、小物です。
片付けの際に散らばってしまうことも多いものです。
展示会用ツールボックスを準備することで、とりあえずそれをもっていけば展示会で使う道具は一通りこのボックスに入っています。
工具や電源タップなどもひとまとめにしておけば、あれをわすれた!などということもなくなります。
よく展示会へ出るという方はここまでまとめて調達しておきましょう。
必ず2度目・3度目の際にこの便利さに感動します。
ついでに言っておくと、このクーラーボックスタイプであれば疲れたときに座る椅子代わりにもなりますね。

良い展示会ブースを!


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